2.7. Veranstaltungsregistrierung und veranstaltungsbezogene Kommunikation
a. Art und Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie sich zu Veranstaltungen des senior-vision e.V. per E-Mail an die Adresse registrierung@senior-vision.de anmelden oder uns im Zusammenhang mit Veranstaltungen kontaktieren (z. B. Rückfragen, organisatorische Abstimmungen oder sonstige Kommunikation), verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten.
Hierzu gehören insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name sowie die Inhalte Ihrer Nachricht. Dies kann beispielsweise Anmeldungen (Zusagen), Absagen, Rückfragen, organisatorische Hinweise oder auch inhaltliche Beiträge umfassen.
Darüber hinaus können weitere freiwillige Angaben enthalten sein, etwa Ihre Telefonnummer, institutionelle Zugehörigkeit oder besondere Hinweise zur Teilnahme (z. B. Unterstützungsbedarfe).
Wie bei jeder E-Mail-Kommunikation werden auch die technischen Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit, Übertragungsinformationen) verarbeitet. Übermittelte Dateianhänge können ebenfalls personenbezogene Daten enthalten.
b. Zwecke (Warum wir diese Daten verarbeiten)
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des senior-vision e.V. Dazu gehört insbesondere:
- die Erfassung und Verwaltung von Anmeldungen und internen Teilnehmerübersichten,
- die Planung und Koordination der Veranstaltung,
- die Kommunikation mit den Teilnehmenden im Vorfeld und Nachgang,
- die Beantwortung von Rückfragen sowie die laufende organisatorische Abstimmung im Zusammenhang mit der Veranstaltung,
- die Berücksichtigung organisatorischer oder individueller Hinweise.
c. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf die Teilnahme an einer Veranstaltung oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gerichtet ist.
In allen anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse an der Organisation und Durchführung unserer Veranstaltungen sowie an der Kommunikation mit Interessierten haben.
d. Speicherdauer
Die im Zusammenhang mit Veranstaltungen verarbeiteten Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung erforderlich ist.
Soweit E-Mails rechtliche Relevanz haben (z. B. im Zusammenhang mit Abrechnungen oder Nachweisen), gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu sechs beziehungsweise zehn Jahren. Im Übrigen löschen wir die Daten, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
e. Weitergabe an Dritte oder Dienstleister
Eine Weitergabe der Daten erfolgt nicht, außer soweit dies für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist, beispielsweise an zuständige Vereinsmitglieder im Rahmen der Veranstaltungsorganisation.
Das Hosting der E-Mail-Kommunikation erfolgt über die Strato AG in Deutschland auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Artikel 28 DSGVO.
f. Sicherheitsmaßnahmen
Die Verarbeitung erfolgt auf gesicherten Systemen innerhalb unserer E-Mail-Infrastruktur. Die Übertragung der E-Mails erfolgt verschlüsselt (TLS), sofern der sendende Mailserver dies unterstützt.
Der Zugriff auf die entsprechenden Postfächer ist ausschließlich autorisierten Personen vorbehalten. Übermittelte Inhalte und Anhänge werden vor Verarbeitung auf potenzielle Sicherheitsrisiken geprüft.
g. Besonderheiten bei Kooperationsveranstaltungen
Veranstaltungen des senior-vision e.V. können in Zusammenarbeit mit weiteren Organisationen, Institutionen oder Projektpartnern durchgeführt werden, beispielsweise mit Gemeinden, Hochschulen, wissenschaftlichen Einrichtungen, gemeinnützigen Einrichtungen oder fachlichen Netzwerken.
In solchen Fällen erfolgt die Einladung zur Veranstaltung regelmäßig über die jeweiligen Verteiler der beteiligten Organisationen. Jede Organisation verarbeitet die hierfür verwendeten Kontaktdaten eigenständig und in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Ein Austausch personenbezogener Daten zwischen den beteiligten Organisationen im Vorfeld der Veranstaltung findet nicht statt.
Die Registrierung zur Veranstaltung erfolgt unabhängig davon zentral über den senior-vision e.V. Die im Rahmen der Anmeldung übermittelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich durch den senior-vision e.V. verarbeitet und nicht an die beteiligten Kooperationspartner weitergegeben.
Zur organisatorischen Durchführung der Veranstaltung, insbesondere im Hinblick auf Kapazitätsplanung oder sicherheitsrelevante Anforderungen, kann es erforderlich sein, aggregierte Informationen (z. B. die Anzahl der Anmeldungen) an Kooperationspartner zu übermitteln. Diese Informationen enthalten keine personenbezogenen Daten und erlauben keine Rückschlüsse auf einzelne Personen.
Auch nach Durchführung der Veranstaltung erfolgt keine Weitergabe personenbezogener Teilnehmerdaten an Kooperationspartner, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich etwas anderes vereinbart oder gesetzlich erforderlich ist.
Die datenschutzrechtliche Verantwortung der jeweiligen Kooperationspartner für deren eigene Kommunikationsmaßnahmen, insbesondere im Zusammenhang mit dem Versand von Einladungen, bleibt hiervon unberührt.
